Definisi Monitoring
dan Evaluasi
1.
Definisi Monitoring
Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai
nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan
bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana
yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau
monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi
ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan
kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring
digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana,
mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan
agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan kegunaannya,
William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai
berikut:
1. Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan
membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan
menekan biaya pelaksanaan program.
2. Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan
organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan
penyalahgunaan.
3. Monitoring yang digunakan langsung untuk
mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para
pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
4. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan
pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
5. Monitoring yang digunakan untuk mengukur
penampilan tugas pelaksana.
6. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan
antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
7. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai
ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh
organisasi atau lembaga.
8. Monitoringyang digunakan untuk memotivasi
keterlibatan para pelaksana.
Monitoring pada
umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan
waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi).
Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan
yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program.
Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring
dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoringselain berkaitan dengan
pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.
Monitoring sendiri
dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan
pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar,
melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program
tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia
and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara
rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program
sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah
dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988)
menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk
mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta
terus menerus.
Pengumpulan data atau
informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang
sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring adalah
kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses,
output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program
danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan
program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program.
Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam
kegiatan monitoring.
Monitoring selain
berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi
program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara
monitoring dan evaluasi. Pertama, fokus monitoring adalah pada program yang
sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh
pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan
program. Kedua, monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam
pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi
dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai
dengan tujuan evaluasi yang mengarah
pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif
tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangakn
evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program
seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar yang telah
ditentukan. Ketiga, monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi
faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu
atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata
menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan
perbaikan peluasan atau pengembangan program. Keempat, kontribusi yang dapat
dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan
pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan
pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program. Kelima,
monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu
dengan yang lainnya. Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama
yaitu untuk meningkatkan efektivitas program.
Tujuan utama
monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program
sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini
hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk: a) memeriksa
kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah
membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan program, c) mengetahui faktor-faktor pendungkung
dan penghambat penyelenggaraan program.
Sebagaimana halnya
dengan supervisi, monitoring dapat mengguanakan pendekatan langsung dan tidak
langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan
kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang
sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua
teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses,
hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan. Pendekatan tidak langsung
digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun
dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara
program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para
penyelenggaranya atau pelaksana program.
Langkah-langkah pokok
untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut. Pertama, menyusun rancangan
monitoring, seperti untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan
program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk
memperbaiki pelaksanaan program, b) sasaran atau aspek-aspek yang akan
dimonitor, c) faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program, d)
pendekatan metode, teknik dan instrumen monitoring, e) waktu dan jadwal
kegiatan monitoring, dan f) biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan
pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi
penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring.
Kedua, melaksanakan kegiatan monoitoring dengan menggunakan pendekatan metode,
teknik dan isntumen yangtela ditetapkan dalam langkah pertama. Ketiga, menyusun
dan menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara
program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.
2.
Definisi Evaluasi
Evaluasi program
merupakan salah satu fungsi dari manajemen program, evaluasi program dilakukan
terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan
program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan secara terus menerus,
berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini dapat dilakukan pada
saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan, evaluasi merupakan
kegiatan yang bermaksud untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan
dapat dicapai, apakah pelaksanaan program sesuai dengan rencana, dan atau
dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Evaluasi program berguna
bagi pengambil keputusan untuk menetapkan apakah program akan dihentikan,
diperbaiki, dimodifikasi, diperluas atau ditingkatkan.
Evaluasi adalah
merupakan salah satu fungsi dari manajemen, evaluasi dilakukan terhadap seluruh
atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi
dapat dilakukan secara terus menerus, berkala
dan atau sewaktu-waktu pada saat sebelum, sedang dan atau setelah program
dilaksanakan. Evaluasi merupakan kegiatan penting untuk mengetahui apakah
tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai, apakah program sesuai dengan
rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan.
Pengertian lain
menyebutkan bahwa evaluasi adalah: “Evaluation
is the process of determining the value or worth of a program, course, or other
initiative, toward the ultimate goal of making decisions about adopting,
rejecting, or revising the innovation. It should not be confused with
assessment, which encompasses methods for measuring or testing performance on a
set of competencies. Evaluation is the more inclusive term, often making use of
assessment data in addition to many other data sources”. Evaluasi adalah
proses untuk menentukan nilai atau harga dari sebuah program, kursus, atau
prakarsa lainnya menuju pada tujuan akhir yaitu menghasilkan keputusan mengenai
penerimaan, penolakan atau perbaikan inovasi. Berbeda dengan assessment atau
penilaian, yang meliputi metode untuk mengukur atau menguji kinerja dalam suatu
kompetensi. Evaluasi adalah istilah yang lebih menyeluruh, sering menggunakan
data penilaian sebagai tambahan terhadap jenis data lainnya yang dijadikan
sumber.
Tujuan evaluasi
program berfungsi sebagai pengarah kegiatan evaluasi dan sebagai acuan untuk
mengetahui efisiensi dan efektivitas kegiatan evaluasi program. Evaluasi pada
umumnya berkaitan dengan upaya pengumpulan, pengolahan, analisis, deskripsi dan
penyajian data atau informasi sebagai masukan untuk pengambilan keputusan
(decision making). Berkaitan dengan tujuan evaluasi, Anderson (1978) merumuskan
tujuan penilaian sebagai berikut:
1. Memberi masukan untuk
perencanaan program
2. Memberi masukan untuk
keputusan tentang kelanjutan, perluasan dan penghentian program
3. Memperoleh informasi
tentang faktor pendukung dan penghambat
4. Memberi masukan untuk
memahami landasan keilmuan bagi penilaian
Ada dua jenis evaluasi
yaitu evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif menyediakan
informasi untuk meningkatkan atau memperbaiki produk atau proses, sedangkan
evaluasi sumatif menyediakan efektivitas jangka pendek atau informasi dampak
jangka penjang untuk menentukan apakah akan mengadopsi atau tidak suatu produk
atau proses. Evaluasi sumatif akan muncul jika suatu cara baru telah dilakukan
atau diimplementasikan secara penuh dalam beberapa waktu bahkan tahun. Scriven
(1967) adalah orang pertama yang membedakan antara evaluasi formatif dan evaluasi
sumatif. Kemudian Stufflebeam juga membedakan sesuai di atas yaitu Proactive
Evaluation untuk melayani pemegang keputusan dan Retroactive Evaluation untuk
keperluan pertanggung jawaban. Evaluasi dapat mempunyai dua fungsi yaitu fungsi
formatif, evaluasi dipakai untuk perbaikan dan pengembangan kegiatan yang
sedang berjalan. Fungsi sumatif, evaluasi dipakai untuk pertanggung jawaban,
keterangan, seleksi atau lanjutan. Jadi evaluasi hendaknya membantu
pengembangan implementasi, kebutuhan suatu program, perbaikan program,
pertanggungjawaban, seleksi, motivasi, menambah pengetahuan dan dukungan dari
mereka yang terlibat.
Kriteria yang akan
dipakai untuk menilai objek evaluasi meru[akan tujuan yang paling sulit dalam
evaluasi. Apabila yang diacu hanya pencapaian tujuan, maka ini memang pekerjaan
yang mudah, namun ini baru pada sebagian
dari pada isu kriteria evaluasi. Pencapaian tujuan-tujuan yang penting memang
merupakan salah satu kriteria yang penting. Kriteria lainnya yaitu identifikasi
kebutuhan dari klien yang potensial, nilai-nilai sosial, mutu dan efisiensi
dibandingkan dengan objek-objek alternatif lainnya. Tampaknya ada persetujuan
diantara ahli evaluasi bahwa kriteria yang dipakai untuk menilai suatu objek
tertentu hendaknya ditentukan dalam konteks objek tertentu dan fungsi
evaluasinya. Jadi hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan
kriteria-kriteria penilaian suatu objek adalah:
a. Kebutuhan, ideal, dan
nilai-nilai.
b. Penggunaan yang
optimal dari sumber-sumber dan kesempatan.
c. Ketepatan
efektivitas program.
d. Pencapaian tujuan
yang telah dirumuskan dan tujuan penting lainnya.
Beberapa istilah yang
terkait dengan evaluasi di antaranya program, Audiensi, Instumen, data
kualitatif dan kuantitatif.
Program adalah segala
sesuatu yang dicoba lakukan oleh seseorang atau organisasi dengan harapan akan
mendatangkan hasil atau pengaruh. Kadang-kadang informasi yang dikumpulkan
digunakan untuk membuat keputusan tentang program itu misalnya bagaimana
memperbaiki program, apakah akan diperluas atau dihentikan. Kadang-kadang
informasi hanya berpengaruh secara tidak langsung terhadap keputusan, atau
mungkin juga tidak dihiraukan sama sekali karena merugikan pimpinan. Terlepas
bagaimana akhir dari kegunaannya suatu evaluasi program harus mengumpulkan
informasi yang valid, yang dapat dipercaya, dan yang berguna untuk program yang
dievaluasi.
Audiensi, evaluasi
selalu mempunyai bermacam-macam audiensi (peminat, pemakai, pelanggan),
audiensi yaitu orang yang secara langsung atau tidak langsung berurusan dengan
evaluasi. Pada umumnya peminat untuk informasi yang dikumpulkan selama program
berjalan terdiri atas perencana program, manajer program, dan karyawan yang
menjalankan program. Peminat lainnya mungkin penerima layanan atau hasil evaluasi.
Bila program itu akan dikembangkan lebih luas, atau akan diterbitkan ke surat
kabar, maka masyarakat juga menjadi
audiensi. Jadi audiensi ialah sekelompok orang yang harus diperhitungkan
apabila akan melakukan evaluasi.
Instrumen, intrumen
termasuk tes, kuesioner, observasi, interview atau wawancara, laporan ceklis,
dan alat-alat ukur lainnya. Data kualitatif dan kuantitatif, merupakan data
yang berhubungan dengan informasi yang dikumpulkan dalam suatu evaluasi. Data
kualitatif akan berupa atau berbentuk kata-kata atau keterangan tentang
kejadian, transkrip wawancara , dan dokumen tertulis. Kata-kata harus dibaca
untuk artinya dan iluminasi artinya, tafsiran kejadian dapat digambarkan
sebagai tujuan pokok analisis data kualitatif. Data kuantitatif, data berupa
angka-angka, analissi data kuantitatif berpendapat kalau ada ia akan berupa
jumlah dan dapat diukur. Data kuantitatif memberi jawaban untuk pertanyaan:
berapa? Samapi seberapa jauh? Dan berapa banyak? Sebagai tambahan analisis data
kuantitatif mencari hubungan antara jumlah (kuantitas), misalnya sikap yang
lebih positif terhadap program berhubungan dengan penerimaan informasi yang
lebih banyak tentang program itu?
Kedua data tersebut
biasanya dipelukan dalam evaluasi lengkap, masing-masing saling mendukung dan
saling melengkapi. Data kualitatif sering ditransformasi menjadi data
kuantitatif dengan prosedur koding,
0 komentar:
Posting Komentar